Kí tự đặc biệt trong Word và Excel giúp tài liệu gọn gàng hơn hẳn: dấu tích ✔ cho danh sách công việc, mũi tên → cho sơ đồ, kí hiệu ± hay ≤ cho bảng số liệu. Có bốn cách chèn chính: dùng menu Symbol, gõ mã Alt, dùng hàm UNICHAR trong Excel và copy từ website. Mỗi cách hợp với một tình huống khác nhau.
Bảng kí tự hay dùng trong văn phòng
Cột "Mã Unicode" dùng cho Word, cột "Số UNICHAR" dùng cho hàm Excel ở phần sau.
| Kí tự | Tên gọi | Mã Unicode | Số UNICHAR |
|---|---|---|---|
| ✓ | Dấu tích mảnh | 2713 | 10003 |
| ✔ | Dấu tích đậm | 2714 | 10004 |
| ✗ | Dấu gạch chéo | 2717 | 10007 |
| ✘ | Dấu gạch chéo đậm | 2718 | 10008 |
| → | Mũi tên phải | 2192 | 8594 |
| ← | Mũi tên trái | 2190 | 8592 |
| ↑ ↓ | Mũi tên lên, xuống | 2191, 2193 | 8593, 8595 |
| ≤ ≥ | Nhỏ hơn hoặc bằng, lớn hơn hoặc bằng | 2264, 2265 | 8804, 8805 |
| ≠ | Khác | 2260 | 8800 |
| √ | Căn bậc hai | 221A | 8730 |
| ∞ | Vô cực | 221E | 8734 |
| ★ | Ngôi sao đặc | 2605 | 9733 |
Chèn bằng Insert → Symbol trong Word
Đây là cách chắc chắn nhất, không cần nhớ mã. Các bước như sau:
- Đặt con trỏ ở chỗ cần chèn.
- Vào tab Insert, chọn Symbol, rồi More Symbols. Bản tiếng Việt là Chèn, Biểu tượng, Biểu tượng khác.
- Ở ô Font, chọn Segoe UI Symbol hoặc để (normal text). Ô Subset giúp nhảy nhanh tới nhóm như Arrows hay Mathematical Operators.
- Chọn kí tự rồi bấm Insert.
Nếu biết mã, gõ thẳng vào ô Character code, ví dụ 2714 cho ✔. Nút Shortcut Key trong hộp thoại cho phép gán phím tắt riêng cho kí tự bạn dùng hằng ngày.
Mẹo Alt+X trong Word
Word trên Windows có một mẹo rất nhanh: gõ mã Unicode rồi nhấn Alt+X ngay sau đó. Ví dụ gõ 2192 rồi Alt+X sẽ ra →. Nhấn Alt+X lần nữa thì kí tự đổi ngược về mã, tiện để kiểm tra một kí tự lạ là gì.
Tự động sửa (AutoCorrect)
Word mặc định đổi (c) thành ©, (r) thành ® và (tm) thành ™ khi bạn gõ. Bạn có thể thêm quy tắc riêng trong AutoCorrect Options, ví dụ gõ "okk" để ra ✔.
Cẩn thận với font Wingdings
Nhiều hướng dẫn cũ bảo đổi sang font Wingdings để có dấu tích. Cách này trông đúng trong Word, nhưng thực chất bạn vẫn đang gõ một chữ cái thường. Khi copy sang Excel, email hay máy không có font đó, dấu tích sẽ biến thành chữ cái. Dùng kí tự Unicode thật như ✔ an toàn hơn.
Gõ mã Alt trên Windows
Mã Alt hoạt động trong Word, Excel và hầu hết ô nhập trên Windows. Cách gõ: bật Num Lock, giữ phím Alt, gõ dãy số trên bàn phím số bên phải, rồi thả Alt.
| Mã Alt | Kí tự | Dùng khi |
|---|---|---|
| Alt+0169 | © | Ghi bản quyền cuối tài liệu |
| Alt+0174 | ® | Nhãn hiệu đã đăng ký |
| Alt+0153 | ™ | Nhãn hiệu |
| Alt+0177 | ± | Sai số, dung sai |
| Alt+0176 | ° | Nhiệt độ, góc |
| Alt+0215 | × | Phép nhân, kích thước |
| Alt+0247 | ÷ | Phép chia |
Lưu ý: dãy số hàng trên bàn phím chữ thường không có tác dụng, phải dùng bàn phím số. Laptop không có bàn phím số có thể nhấn Windows + dấu chấm để mở bảng emoji và kí hiệu của Windows, hoặc dùng công cụ Character Map có sẵn.
Dùng hàm UNICHAR trong Excel
Excel 2013 trở lên có hàm UNICHAR, trả về kí tự theo số Unicode dạng thập phân. Gõ =UNICHAR(10004) vào ô sẽ ra ✔. Hàm ngược lại là UNICODE: =UNICODE("✔") trả về 10004, giúp bạn tra số của một kí tự bất kỳ. Google Sheets cũng có hai hàm này.
Đánh dấu tự động bằng công thức
Sức mạnh thật của UNICHAR là kết hợp với điều kiện. Ví dụ cột B là doanh số, cột C là chỉ tiêu, ở cột D bạn gõ:
=IF(B2>=C2, UNICHAR(10004), UNICHAR(10008))
Ô nào đạt chỉ tiêu sẽ hiện ✔, ô chưa đạt hiện ✘. Thêm định dạng có điều kiện tô xanh, đỏ là bạn có bảng theo dõi trực quan mà không cần chèn hình.
Mũi tên tăng giảm trong định dạng số
Muốn cột chênh lệch tự hiện mũi tên, chọn ô, mở Format Cells, chọn Custom và nhập: [Green]▲0;[Red]▼0;0. Số dương hiện ▲ màu xanh, số âm hiện ▼ màu đỏ, giá trị vẫn là số nên vẫn tính toán được.
Copy nhanh từ Kí Tự Đặc Biệt
Khi không nhớ mã, mở trang chủ đề rồi bấm để copy. Trang dấu kiểm và biểu tượng đánh dấu có nhiều kiểu tích và ô vuông ☐ ☑ ☒. Trang kí hiệu toán học và kí hiệu so sánh hợp cho giáo viên, học sinh. Mũi tên cho sơ đồ có ở trang kí tự mũi tên, còn © ® ™ nằm trong trang kí tự bản quyền, nhãn hiệu.
Lỗi hay gặp
- Kí tự thành ô vuông sau khi đổi font: font bạn chọn không có kí tự đó. Đổi phần kí tự sang Segoe UI Symbol hoặc một font hệ thống phổ biến.
- Mã Alt không ra gì: kiểm tra Num Lock và chắc chắn đang gõ trên bàn phím số.
- Hàm UNICHAR báo lỗi: phiên bản Excel quá cũ hoặc số ngoài phạm vi hợp lệ.
- Xuất PDF bị mất kí tự: hãy bật tuỳ chọn nhúng font khi lưu PDF để máy khác hiển thị đúng.
Chỉ cần nhớ hai mẹo Alt+X trong Word và UNICHAR trong Excel, bạn sẽ chèn ký tự nhanh hơn rất nhiều so với việc dò từng trang trong bảng Symbol.
Chia sẻ bài viết này:
